Uuendatud ja kinnitatud juhatuse otsusega 28.10.2024
Andmekaitsetingimused (Privaatsuspoliitika)
1.Üldtingimused
1.1 Käesolev dokument (edaspidi „Andmekaitsetingimused“) selgitab kuidas Eesti Teadushuvihariduse Liit, asukohaga Nooruse 1 Tartu (juriidiline aadress), registrinumbriga 80396615 (edaspidi „Liit“) kasutab isikuandmeid ja tagab nende seadusliku töötlemise, konfidentsiaalsuse ja turvalisuse.
1.2 Liit vastutab enda kohustuste täitmise eest ja isikuandmete turvalisuse ja õiglase töötlemise tagamise eest enda töötajate poolt ja enda süsteemides.
1.3 Liit töötleb isikuandmeid isikuandmete kaitse üldmääruses, isikuandmete kaitse seaduses, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduses, Andmekaitse Inspektsiooni juhendites ja muudes asjakohastes õigusaktides ning käesolevates Andmekaitsetingimustes sätestatud põhimõtete kohaselt.
1.4 Liit lähtub isikuandmete töötlemisel järgnevatest põhimõtetest:
1.4.1 Seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus
1.4.2 Eesmärgi piirangu põhimõte – Liit töötleb isikuandmeid täpselt ja selgelt kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel. Isikuandmete töötlemise eesmärgid on kirjeldatud Andmekaitsetingimuste punktis 4 (mille jaoks Liit isikuandmeid kasutab?).
1.4.3 Võimalikult väheste andmete kogumise põhimõte – Liit töötleb ainult neid isikuandmeid, mis on vajalikud töötlemise eesmärgi saavutamiseks.
1.4.4 Õigsuse põhimõte – Liit võtab tarvitusele asjakohased meetmed, et kindlustada töödeldavate andmete õigsus, ebaõiged ja üleliigsed andmed parandatakse või kustutatakse esimesel võimalusel.
1.4.5 Säilitamise piirangu põhimõte – Liit säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui on vajalik isikuandmete eesmärgipäraseks töötlemiseks või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.
1.4.6 Usaldusväärsuse ja konfidentsiaalsuse põhimõte – Liit on võtnud kasutusele füüsilised, organisatsioonilised ja tehnoloogilised turvameetmed isikuandmete seadusliku töötlemise ja kaitse tagamiseks.
1.5 Liidul on õigus käesolevaid Andmekaitsetingimusi igal ajal ühepoolselt muuta teavitades sellest veebilehel www.teadushuvi.ee/andmekaitsetingimused
2. Mõisted
2.1 Isikuandmed – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.
2.2 Isikuandmete eriliigid – isikuandmed, millest ilmneb rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.
2.3 Andmesubjekt – füüsiline isik, kelle isikuandmeid Liit töötleb. Andmekaitsetingimuste mõistes on Andmesubjektideks eelkõige Liidu liikmed, töötajad, tööle kandideerijad, tehingupartnerid ja isikud, kelle isikuandmed on Liit saanud tehingupartneritelt, samuti nende isikute lähikondsed.
2.4 Isikuandmete töötlemine – isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine kustutamine või hävitamine.
2.5 Isikuandmetega seotud rikkumine – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu.
2.6 Vastutav töötleja – Füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus või muu organ, kes üksi, või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid. Käesolevate Andmekaitsetingimuste tähenduses on Liit eelkõige isikuandmete vastutav töötleja.
2.7 Volitatud töötleja – Füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus või muu organ, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel. Andmekaitsetingimuste mõttes on volitatud töötlejateks juhatuse liikmed, töötajad ja isikud, kes osutavad Liidule teenust (nt raamatupidamisettevõte, veebihaldusteenuse pakkuja).
2.8 Vastuvõtjad – füüsiline või juriidiline isik, avaliku sektori asutus, amet või muu organ, kellele isikuandmed avaldatakse olenemata sellest, kas tegemist on kolmanda isikuga või mitte. Isikuandmete vastuvõtjateks Andmekaitsetingimuste tähenduses on eelkõige Volitatud töötlejad ning avalikud asutused, kellele isikuandmete edastamise või avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
2.9 Andmesubjekti taotlus/märgukiri – taotlus/märgukiri, mille esitab andmesubjekt endaga seotud isikuandmete muutmiseks.
3.0 Avalik teave – teave, mis hõlmab avalike ülesannete täitmiseks või toetusena määratud raha kasutamist.
3.1 Teabenõue – nõue, mis laieneb Liidule kohalduva avaliku teabe osas ja on koostatud vastavalt avaliku teabe seadusele.
3. Millised isikuandmeid Liit töötleb?
3.1 Liit töötleb järgnevaid isikuandmeid:
3.1.1 Andmesubjekti ees- ja perekonnanimi;
3.1.2 Andmesubjekti isikukood;
3.1.3 Andmesubjekti telefoni number, e-posti aadress;
3.1.4 Andmesubjekti aadress;
3.1.5 Andmesubjekti töökoht, palgaandmed, haiguspäevade andmed; 3.1.6 Andmesubjekti kvalifikatsioon, haridus, hobid, foto;
3.1.7 Küpsised, IP-aadress, kasutatava brauseri andmed.
4. Mille jaoks Liit isikuandmeid töötleb (isikuandmete töötlemise eesmärk)?
4.1 Liit töötleb Andmesubjektide isikuandmeid:
4.1.1 Andmesubjekti Liitu vastuvõtmiseks;
4.1.2 Andmesubjektile teadete esitamiseks;
4.1.3 Liidu põhikirjaliste tegevuste elluviimiseks;
4.1.4 Töötaja värbamiseks;
4.1.5 Töölepinguliste kohustuste täitmiseks;
4.1.6 Veebilehe huviring.ee teenuse pakkumiseks;
4.1.7 Seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
4.2 Juhul, kui Andmesubjekt soovib Liiduga liituda peab ta esitama Liidule kõik nõutud Isikuandmed.
4.3 Muudel, kui eelnevalt nimetatud eesmärkidel, võib Liit Andmesubjekti isikuandmeid töödelda vaid kui selleks on andmesubjekti eraldiseisev nõusolek.
5. Kust saab Liit isikuandmeid?
5.1 Liit saab isikuandmeid Andmesubjektilt kas:
5.1.1 Andmesubjekti poolt ütluste andmisega;
5.1.2 Andesubjekti poolt esitatud dokumentidelt (nt CV);
5.1.3 Andmesubjekti poolt, Liidu veebilehele asuva kontaktvormingu kaudu;
5.1.4 Andmesubjekti poolt andmete sisestamisega veebilehel Huviring.ee.
5.2 Veebilehe külastajate isikuandmeid saab Liit Andmesubjekti poolt kasutatavalt veebibrauserilt.
6. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus
6.1 Liit töötleb Andmesubjektide isikuandeid Liiduga sõlmitud lepingute täitmiseks. Eelkõige Liidu ja selle liikmete vahelise lepingu ja töölepingu täitmiseks ning veebilehe huviring.ee teenuse pakkumiseks.
7. Veebileheteenuse www.huviring.ee teenuse pakkumise käigus töötleb Liit isikuandmeid järgnevalt:
8. Kellele Liit Isikuandmeid edastab/avalikustab?
8.1 Liit edastab või avalikustab Andmesubjektide Isikuandmeid Vastuvõtjatele ainult juhul, kui see on vajalik Kliendile Teenuse osutamiseks, lepinguliste kohustuste täitmiseks või kui edastamise või avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
8.2 Liit edastab Andmesubjektide isikuandmeid:
8.2.1 Raamatupidamisettevõttele;
8.2.2 Veebilehe haldajale;
8.2.3 Maksu- ja tolliametile;
8.2.4 Sotisaalametile;
8.2.5 Töötaja pangale (palga maksmiseks);
8.2.6 Huviringist huvitatud isikutele avalikustades andmed veebilehel huviring.ee.
8.3 Liit ei edasta Andmesubjektide Isikuandmeid kolmandatesse riikidesse või rahvusvahelistele organisatsioonidele.
9. Kui kaua Liit Isikuandmeid säilitab?
9.1 Liit säilitab Isikuandmeid nii kaua, kuni see on vajalik Isikuandmete töötlemise eesmärgi (vt ka Andmekaitsetingimuste p 4) või seadusest tulenevate nõuete täitmiseks. Juhul, kui Isikuandmete säilitamise seadusest tulenev tähtaeg on täidetud ning Isikuandmeid ei ole enam Isikuandmete töötlemise eesmärgi saavutamiseks vaja, kustutab Liit
Isikuandmed viisil, mis ei võimalda nende hilisemat taastamist.
9.2 Isikuandmeid, mis sisalduvad raamatupidamise algdokumentides, registrites, lepingutes, raamatupidamise aruannetes ja muudes äridokumentides säilitatakse seitse (7) aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil dokument raamatupidamises kajastati.
9.3 Töölepinguid ja nendes sisalduvaid Isikuandmeid säilitab Liit kümme (10) aastat töösuhte lõppemisest. Mitte valituks osutunud kandidaatide CV-d säilitatakse üks (1) aasta alates eitava otsuse tegemisest.
10. Andmesubjektil on õigus:
10.1 Tutvuda enda kohta käivate Isikuandmetega ja saada väljatrükke ja koopiad enda kohta käivate Isikuandmete kohta;
10.2 Nõuda teavet selle kohta, milliseid liike Isikuandmeid töödeldakse ja mis on sellise töötlemise eesmärgiks;
10.3 Taotleda enda kohta käivate Isikuandmete parandamist, kui andmed on valed või ebatäpsed;
10.4 Taotleda enda Isikuandmete kustutamist, kui Isikuandmete töötlemine ei ole enam vajalik;
10.5 Taotleda enda kohta käivate Isikuandmete töötlemise piiramist, kui Andmesubjekt on esitanud Isikuandmete parandamise, kustutamise avalduse või Andmesubjekt on vaidlustanud töödeldavate Isikuandmete õigsuse;
10.6 Esitada vastuväite Isikuandmete töötlemisele avalikes või Liidu huvides (sh otseturunduse eesmärgil).
10.7 Juhul, kui Isikuandmete töötlemine põhineb Andmesubjekti nõusolekul või Andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks või lepingu sõlmimise ettevalmistamiseks ning Isikuandmeid töödeldakse automatiseeritult on Andmesubjektil õigus saada teda puudutavaid Isikuandmeid, mida ta on Liidule esitanud, struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul ning õigus edastada need andmed teisele Vastutavale töötlejale.
10.8 Juhul, kui Andmesubjekt on andnud nõusoleku oma Isikuandmete töötlemiseks on Andmesubjektil õigus kõnesolev nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei muuda nõusoleku alusel juba toimunud töötlemist ebaseaduslikuks.
10.9 Esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile, kui Andmesubjekt leiab, et tema Isikuandmete töötlemine ei ole seaduslik.
11. Andmesubjekti taotlusele vastamise ja märgukirja täitmise tingimused
11.1 Andmesubjekt saab esitada enda andmete kohta allkirjastatud taotluse või märgukirja (edaspidi Andmesubjekti taotlus), millele vastame 30 p jooksul.
11.2 Liit täidab Andmesubjekti taotluse või võtab kasutusele Andmesubjekti taotletava meetme viivitamata, kuid hiljemalt kolmekümne (30) kalendripäeva jooksul Andmesubjekti taotluse saamisest. Kui Liit leiab, et Andmesubjekti taotlus ei ole õiguspärane, teavitab Liit sellest Andmesubjekti viivitamata, kuid hiljemalt kolmekümne (30) kalendripäeva jooksul. Juhul, kui Andmesubjekti taotluse täitmine on keeruline võib eelnimetatud tähtaega pikendada maksimaalselt kuuekümneks (60) kalendripäevaks.
11.3 Liit täidab Andmesubjekti õigustatud taotluse tasuta. Juhul, kui Andmesubjekti nõuded on selgelt põhjendamatud või ülemäärased, eelkõige oma korduva iseloomu tõttu, võib Liit küsida mõistlikku tasu või keelduda taotletud teabe andmisest või meetme võtmisest.
11.4 Liit täidab Andmesubjekti taotluse:
11.4.1 Liidu kontoris kohapeal väljastades Andmesubjektile tema Isikuandmeid sisaldava dokumendi koopia või väljatrükk.
11.4.2 Saates Isikuandmed elektrooniliselt Andmesubjekti e-posti aadressile. Liit edastab Isikuandmeid elektrooniliselt ainult Andmesubjekti või tema seadusliku esindaja taotlusel. Juhul, kui edastatavad Isikuandmed sisaldavad eriliiki Isikuandmeid edastatakse Isikuandmed e-posti teel ainult krüpteeritud kujul.
11.5 Liidul on õigus nõuda Andmesubjekti taotluse esitanud isikult isikusamasuse tõendamist.
12. Avalik teave ja teabenõudele vastamise tingimused
12.1. Eesti Teadushuvihariduse Liit on vastavalt AvTS § 5 lg 3 kohaselt avaliku teabe valdaja vaid üksnes selle teabe osas, mis hõlmab avalike ülesannete täitmiseks või toetusena, määratud raha kasutamist. Avalikkuse poolt kontrollitav peab olema avaliku raha üleandja poolt seatud või õigusaktidega määratud raha kasutamise eesmärgi ja tingimuste täitmine.
12.2. Teabenõudele vastamise kohustus kehtib vaid punktis 12.1. nimetatud teabe osas.
Teabenõudele vastatakse 5 tööpäeva jooksul. Vastamist võib pikendada 15 tööpäevani (teatades sellest 5 tööpäeva jooksul).